En Microsoft Teams, un equipo es esencialmente un grupo de personas trabajando juntas hacia un objetivo común, ya sea vendiendo algo (equipo de ventas), construyendo algo (equipo de construcción), o probando algo (equipo de investigación). Teams facilita la creación de estos grupos, enfocándose en el tipo de trabajo o en proyectos específicos.
En Teams, la organización y creación de equipos puede variar según la naturaleza del trabajo, la estructura de la organización, y la cultura laboral. Teams es flexible en este sentido, permitiendo adaptarse a diversas necesidades y estilos de trabajo.
Ahora bien vamos a ver un par de preguntas que seguramente puedes hacerte, como por ejemplo:
¿Que cantidad de «equipos» puedo crear o es lo recomendado?
En Microsoft Teams, la flexibilidad en la creación y gestión de equipos refleja la diversidad y la dinámica del entorno de trabajo. Al recorrer una oficina, es común encontrar personas que forman parte de un rango variado de equipos, desde solo cuatro hasta incluso cuarenta. Esta diversidad en la participación de equipos está relacionada con las necesidades y roles específicos de cada empleado.
Puntos Clave sobre la Participación en Equipos en Microsoft Teams:
- Número Óptimo de Equipos: No existe un número fijo de equipos en los que uno debe estar. Sin embargo, se ha observado que participar en 5-10 equipos a la vez suele ser lo más efectivo y manejable para la mayoría de los empleados.
- Variedad en los Tipos de Equipos:
- Equipos Grandes y Amplios: Como el equipo general «Microsoft Teams» o «Teams Design». Estos equipos suelen enfocarse en temas más amplios como anuncios importantes, eventos de equipo o políticas generales.
- Equipos Más Pequeños y Específicos: Centrados en tareas diarias específicas relacionadas con investigación, desarrollo, marketing, ventas, etc. Estos equipos permiten una colaboración más focalizada y detallada.
- Reflejo de la Organización: Los tipos de equipos formados reflejan la naturaleza del trabajo de la organización, las funciones específicas de sus miembros, la gestión de proyectos y la cultura de trabajo.
- Unirse o Crear Equipos:
- Al unirse a Teams, es posible que automáticamente seas parte de algunos equipos, lo que indica que alguien te ha agregado.
- Si necesitas buscar otros equipos para unirte o tienes la intención de crear uno nuevo, puedes hacerlo fácilmente. Esto se realiza yendo a la parte inferior de la lista de equipos y utilizando la opción para añadir personas o crear un equipo.
La organización y gestión de equipos en Microsoft Teams es un proceso dinámico que se adapta a las necesidades cambiantes de los empleados y la organización. Esta flexibilidad permite que cada empleado encuentre su propio equilibrio y manera más eficiente de colaborar y contribuir a los diversos proyectos y objetivos de la empresa.
¿Es importante el nombre del «equipo»?
La elección de un nombre adecuado para los equipos en Microsoft Teams es fundamental para mantener la claridad y eficiencia en la comunicación y colaboración dentro de la organización. Un nombre bien elegido ayuda a los miembros a identificar rápidamente el propósito del equipo y a dirigirse al espacio de trabajo correcto, minimizando la confusión y maximizando la productividad. Aquí hay algunas estrategias y consideraciones para nombrar equipos eficazmente:
- Evitar la Duplicación y Confusión: Antes de asignar un nombre a un nuevo equipo, es importante revisar los nombres de los equipos existentes. Esto ayuda a evitar la duplicación o la creación de nombres demasiado similares, lo que puede llevar a confusión entre los usuarios.
- Elementos para Incluir en el Nombre del Equipo:
- Nombre o Descripción del Proyecto: Por ejemplo, «Equipo de soporte al cliente» describe claramente el enfoque del equipo.
- Secuencia: Utilizar versiones como «v1», «v2» puede ser útil para equipos que evolucionan o tienen fases distintas.
- Fecha: Por ejemplo, «Planear el Trimestre» ayuda a identificar el período de tiempo relevante para el equipo.
- Nombre del Cliente: Útil en equipos enfocados en proyectos o servicios específicos para un cliente.
- Número de Caso o Código de Facturación: Estos elementos pueden ser relevantes para equipos relacionados con aspectos financieros o legales.
- Uso de Imágenes de Equipo: Incluir una imagen distintiva para cada equipo facilita su reconocimiento visual. Esta imagen puede ser seria o divertida, dependiendo de la cultura de la empresa y el propósito del equipo. La clave es asegurarse de que cada imagen sea única para evitar una lista de equipos con iconos similares o confusos.
Al seguir estas pautas, se puede mejorar significativamente la gestión y la navegación dentro de Microsoft Teams, lo que a su vez contribuye a una colaboración más efectiva y un entorno de trabajo más organizado.
¿Como mantengo ordenados mis «equipos» en Teams?
La organización de equipos en Microsoft Teams es una herramienta poderosa para gestionar eficientemente la colaboración y la comunicación. La plataforma ofrece una funcionalidad que permite a los usuarios personalizar cómo se muestran sus equipos, basándose en la prioridad y la frecuencia de uso. Aquí hay algunos puntos clave sobre cómo Teams permite organizar y gestionar los equipos:
- Orden Automático Basado en Uso: Teams automáticamente ordena los equipos basándose en varios factores como la fecha de adición y la frecuencia con la que interactúas con ellos. Esto ayuda a mantener los equipos más relevantes y utilizados en lugares más accesibles.
- Personalización del Orden de los Equipos:
- Equipos Prioritarios o Más Activos en la Parte Superior: Puedes personalizar el orden de tus equipos arrastrándolos a la posición que prefieras. Colocar los equipos más prioritarios o activos en la parte superior de la lista puede ayudar a acceder a ellos rápidamente y mantener un enfoque en las tareas más importantes.
- Ocultar Equipos Menos Utilizados: Para los equipos que no usas frecuentemente o que no necesitas ver constantemente, puedes optar por ocultarlos. Esto mantiene la lista de equipos ordenada y centrada en aquellos que son más relevantes para tu trabajo diario.
- Acceso a Equipos Ocultos: A pesar de estar ocultos, estos equipos siguen siendo fácilmente accesibles. Puedes encontrarlos yendo a la parte inferior de la lista de equipos y seleccionando «Equipos Ocultos». Esto es útil para equipos que contienen información relevante pero que no requieres consultar regularmente.
- Notificaciones de Equipos Inactivos: Teams te informa si un equipo ha estado inactivo durante un tiempo, moviéndolo automáticamente a la lista de equipos ocultos. Esto ayuda a mantener la interfaz limpia y centrada en los equipos activos.
- Mostrar de Nuevo Equipos Ocultos: Si en algún momento decides que necesitas volver a interactuar regularmente con un equipo oculto, puedes fácilmente hacerlo visible de nuevo seleccionándolo y eligiendo la opción de mostrar.
Estas características de organización y personalización en Teams permiten a los usuarios crear un entorno de trabajo digital que se adapte a sus necesidades y preferencias, mejorando la eficiencia y la gestión del tiempo.
Retirar los equipos que ya no se usan.
El proceso de archivar equipos en Microsoft Teams es una parte esencial del manejo eficiente del espacio de trabajo y de la gestión de proyectos. A medida que los proyectos o eventos se completan, o las áreas de enfoque cambian, es importante mantener un entorno de trabajo organizado y libre de desorden. El archivado de equipos en Teams facilita esto de varias maneras:
- Estado Inactivo Especial: Al archivar un equipo, este se coloca en un estado inactivo. Esto significa que el equipo y su contenido siguen siendo accesibles para consulta y búsqueda, pero se suspende la actividad activa. Los miembros no pueden enviar nuevos mensajes o responder a los existentes.
- Preservación del Contenido: Aunque el equipo esté inactivo, toda la información, como los archivos y las conversaciones, se conserva y está disponible para su revisión. Esto es crucial para mantener un registro de lo que se ha hecho y puede ser invaluable para futuras referencias o para reactivar el equipo si es necesario.
- Despejar el Espacio de Trabajo: Archivar equipos ayuda a mantener la lista de equipos más limpia y enfocada en aquellos que están actualmente activos. Esto mejora la navegación y facilita a los usuarios concentrarse en los equipos y proyectos en curso.
- Recuperación de Equipos Archivados: Si surge la necesidad de reactivar un equipo archivado, los propietarios del equipo pueden hacerlo fácilmente. Esto ofrece flexibilidad, permitiendo que los equipos se reactiven y vuelvan a un estado activo si los requisitos del proyecto o las circunstancias cambian.
- Gestión Eficiente: El archivado es una herramienta de gestión eficiente para los administradores de equipos y proyectos, permitiéndoles mantener un control sobre los recursos y espacios digitales de la organización.
En resumen, el archivado en Teams es más que simplemente ocultar un equipo; es una forma de gestionar eficientemente el ciclo de vida de los proyectos y los espacios de trabajo, asegurando que los recursos sean accesibles pero no abrumadores. Esto permite a los usuarios y a la organización adaptarse a las cambiantes necesidades del negocio y mantener un entorno de trabajo digital ordenado y eficiente.